Customer Order Coördinator
Luke Recruitment, Netherlands
Job Description
Elekta is dé wereldwijde pionier en toonaangevende innovator van effectieve oplossingen, welke worden gebruikt voor de behandeling van patiënten met kanker en hersenaandoeningen. Wereldwijd maken ziekenhuizen dagelijks gebruik van deze oplossingen, waarmee jaarlijks vele kankerpatiënten behandeld worden.
In deze wereldwijde organisatie, met vestigingen over de hele wereld, wordt er in Nederland gewerkt aan innovatieve oplossingen voor de behandelingsmethode brachytherapie. Met deze behandelingsmethode wordt gebruikgemaakt van een radioactieve bron die dicht bij het behandelgebied wordt gepositioneerd. Hierbij is het mogelijk om lokaal een hoge dosis straling te geven aan het behandelgebied, maar tegelijkertijd omliggende weefsel zoveel mogelijk te beschermen. De innovatieve oplossingen worden in multidisciplinaire teams ontwikkeld en in samenwerking met klanten, waarbij pro-activiteit, openheid en oplossingsgerichtheid hoog in het vaandel staan.
Maak je graag deel uit van deze wereldspeler en marktleider op het gebied van brachytherapie? Dan is dit een unieke kans!
Doel van de functie
De coördinator beheert klantorders, waaronder grote projecten, radioactieve bronnen en kleine bestellingen, waarbij cruciale taken zoals documentatie en verzendvereisten een centrale rol spelen. Deze rol omvat tevens het fungeren als het belangrijkste klantcontactpunt, zowel intern met Elekta-teams als extern met partners binnen de Brachy Source Supply Chain. Het primaire doel is het waarborgen van een 100% leveringsprestatie voor Brachy-producten, waarbij de coördinator een cruciale rol speelt in het optimaliseren van het orderbeheerproces voor maximale klanttevredenheid en efficiëntie binnen de supply chain.
Inhoud van de functie
Optreden als HET communicatiekanaal van en naar de klant:
- Intercultureel relatiebeheer met focus op informatiewinning en structurering;
- Vertegenwoordiging van de belangen van de klant naar de SCM-organisatie;
- Dienstverlening en advies (consultancy), plus het identificeren van nieuwe consultancy mogelijkheden;
- Verstrekking van productieprognoses vanuit de interne organisatie naar de klant;
- Escalatie van risico's met betrekking tot klant-/distributieorders;
Continue optimalisatie:
- Proactief zijn in het signaleren van procesverbeteringen en optimalisaties binnen alle bestaande werkzaamheden;
Verantwoordelijk voor Ordermanagement:
- Verantwoordelijk voor procesmanagement van project-orders, van tijdslijnen tot correcte documentatie en transportdistributie;
- Planning en uitvoering van wereldwijde levering en retour van bronbestellingen;
- Verstrekken van productieprognoses en transportplanning aan de leverancier;
- Uitvoering van aankooporders naar de producent, transportbedrijven en andere dienstverleners;
- Coördinatie amp; creatie van documenten en vereisten voor verzending en export (incl. Letter of Credit) volgens de nieuwste regelgeving voor medische hulpmiddelen (ISO 13485, FDA 510k) en IATA-regels;
- Invoeren en controleren van data in CLM (Salesforce) en ERP-systemen (Movex);
- Verantwoordelijk voor het onderzoeken van klachten van klanten (CLM-gevallen) in verband met orderbeheer.
Plaats van de functie in de organisatie:
Als Customer Order Coördinator maak je deel uit van het Order Management Team, samen met 9 bevlogen collega’s zijn jullie een team in transitie. Waarbij twee teams recent zijn samengevoegd in het huidige OM Team, er een acquisitie is gedaan en het team mogelijk taken van een andere business line gaat oppakken. Veel van de processen waarmee je werkt verlopen nog handmatig, de komende periode zal focus gelegd worden op automatisering en verbeterslagen hierin. Je rapporteert aan de Director Order Management, die ernaar uitkijkt samen met jou deze veranderingen tot een succes te maken
Requirements
Je herkent jezelf in de onderstaande functie-eisen:
- Bachelor's degree (Bedrijfskunde, Economie, enz.), of vergelijkbare opleiding/werkervaring;
- In het bezit zijn van IATA Dangerous Goods-certificaten is een pré;
- Kwalificatie en actuele kennis van de huidige procedures en eisen voor import en export;
- Ervaring met het beheren van klantorders en Letter of Credit's, bij voorkeur binnen de logistiek, inkoop, of administratie van kapitaalgoederen/projecten;
- Ervaring met werken binnen mondiale internationale supply chains met een goed begrip van internationaal transport (weg en lucht);
- Uitstekende IT-vaardigheden en ervaring met ERP- en CRM-systemen, exporttools en MS Office voor presentatie en analyse;
- Ervaring met continue verbeteringen (lean);
Benefits
Elekta is een flexibele en vooruitstrevende internationale organisatie die zich volledi